ثبت فاکتور در سامانه مودیان؛ آموزش گام‌به‌گام با نرم‌افزار واسط
ثبت فاکتور در سامانه مودیان یعنی صدور صورتحساب الکترونیکی با شناسه یکتای حافظه مالیاتی و ارسال آن به سازمان امور مالیاتی. این کار از سه مسیر شدنی است: نرم‌افزار واسط، شرکت معتمد مالیاتی یا ثبت مستقیم در کارپوشه. برای بیشتر کسب‌وکارها، نرم‌افزار واسط ساده‌ترین و قابل‌کنترل‌ترین راه است؛ چون داده‌ها روی سیستم خود شما می‌ماند و هر فاکتور پیش از ارسال اعتبارسنجی می‌شود.
پیش‌نیازهای ثبت فاکتور
- ثبت‌نام و کارپوشه: پرونده‌ی مالیاتی شما در کارپوشه فعال و کامل باشد (چه کسانی باید ثبت‌نام کنند؟).
- گواهی امضا (CSR): جفت کلید عمومی و خصوصی بسازید (گواهی امضا الکترونیکی).
- شناسه یکتا: کلید عمومی را در کارپوشه بارگذاری و شناسه یکتای حافظه مالیاتی را دریافت کنید (دریافت شناسه یکتا).
- شناسه کالا و خدمت: برای هر کالا یا خدمت، شناسه ۱۳ رقمی داشته باشید (شناسه کالا).
سه روش ارسال فاکتور
- نرم‌افزار واسط: برنامه‌ای که فاکتور را می‌سازد، امضا می‌کند و به سامانه می‌فرستد؛ ارسال، اصلاح و استعلام در یک‌جاست.
- شرکت معتمد مالیاتی: شرکتی مجاز که ارسال را از طرف شما انجام می‌دهد؛ در این روش معمولاً اطلاعات شما نزد آن شرکت نگهداری می‌شود.
- کارپوشه: ثبت دستی هر فاکتور؛ برای تعداد کم مناسب است و با افزایش حجم دشوار می‌شود.
مراحل ثبت و ارسال با نرم‌افزار واسط
- نرم‌افزار را روی ویندوز نصب کنید. نصب در نرم‌افزار سامانه مودیان آکام داده معمولاً کمتر از نیم‌ساعت طول می‌کشد.
- اطلاعات پایه را وارد کنید: مشخصات مودی، شناسه یکتا و کلید خصوصی.
- کالاها و خدمات را با شناسه ۱۳ رقمی و واحد اندازه‌گیری تعریف کنید.
- مشتری (خریدار) را ثبت کنید؛ برای صورتحساب نوع اول مشخصات کامل لازم است.
- فاکتور را بسازید؛ یا از اکسل وارد کنید یا از خروجی نرم‌افزار حسابداری با شابلون بگیرید.
- اعتبارسنجی را اجرا کنید تا خطاهای ساختاری پیش از ارسال دیده شود.
- فاکتور را بفرستید و وضعیت آن را استعلام کنید. اگر خطایی برگشت، فاکتور را اصلاح و دوباره ارسال کنید.
نکته‌ی اجرایی: انواع صورتحساب (اصلی، اصلاحی، ابطالی، برگشت از فروش و نوع اول تا سوم) قواعد متفاوتی دارند؛ پیش از ارسال، انواع صورتحساب را مرور کنید.
پیش از خرید چه کنیم؟
برای اطمینان از درستی روند، نسخه‌ی آزمایشی رایگان را نصب و چند صورتحساب آزمایشی ارسال کنید؛ تعداد صورتحساب‌های این نسخه محدود است. اگر در هر مرحله به راهنمایی نیاز داشتید، همکاران ما کنار شما هستند: تماس با ما، یا از خدمات پشتیبانی و پس از فروش استفاده کنید.
خطاهای رایج
- شناسه کالا یا خدمت نادرست یا ناقص (فاکتور برگشت می‌خورد).
- اطلاعات ناقص خریدار برای صورتحساب نوع اول.
- انتخاب اشتباه موضوع یا نوع صورتحساب.
- مشکل در کلید خصوصی یا شناسه یکتا (معمولاً با ساخت دوباره‌ی گواهی حل می‌شود).
برای پاسخ پرسش‌های بیشتر، سؤالات متداول سامانه مودیان را ببینید. اگر هنوز با کلیات آشنا نیستید، آموزش از صفر تا صد مناسب شماست.
یادآوری: مقررات و مهلت‌های ارسال تغییر می‌کند؛ به اطلاعیه‌های رسمی سازمان امور مالیاتی رجوع کنید.
نرم‌افزار سامانه مودیان آکام داده: صورتحساب را بسازید، با اعتبارسنجی مالیاتی بفرستید و وضعیتش را پیگیری کنید؛ پیش از خرید با نسخه‌ی رایگان امتحان کنید. مشاهده‌ی نرم‌افزار سامانه مودیان | دریافت مشاوره و دمو
