قواعد اقلام اطلاعاتی صورتحساب الکترونیکی؛ شماره‌ی مالیاتی و اعتبارسنجی
خیلی از پیام‌های رد صورتحساب به یک قاعده‌ی کوچک برمی‌گردد: فیلدی خالی، طولی نادرست یا تاریخی خارج از قاعده. بدانید سامانه چه چیزهایی را کنترل می‌کند تا کمتر رد شوید. این مقاله اصول کلی را می‌گوید؛ جدول کامل را باید از مستندات رسمی فنی بخوانید.
شماره‌ی منحصربه‌فرد مالیاتی
هر صورتحساب یک شماره‌ی ۲۲ کاراکتری دارد که از چهار بخش ساخته می‌شود:
| بخش | طول | توضیح |
|---|---|---|
| شناسه‌ی حافظه‌ی مالیاتی | ۶ | هویت حافظه‌ی فرستنده (حافظه‌ی مالیاتی) |
| تاریخ صورتحساب | ۵ | رمز تاریخ طبق قاعده‌ی سامانه |
| سریال صورتحساب | ۱۰ | شماره‌ی یکتای داخلی |
| رقم کنترلی | ۱ | برای تشخیص خطا |
این شماره باید یکتا و بدون تکرار باشد و صورتحساب بدون آن اعتبار ندارد. محاسبه‌ی آن معمولاً کار نرم‌افزار است و دستی ساخته نمی‌شود (شناسه‌ی یکتا).
انواع کنترل‌ها
- کنترل ساختاری: نوع و طول هر فیلد (رشته، عدد)، اجباری یا اختیاری بودن؛
- کنترل منطقی: مثلاً تاریخ و سریال منطقی باشد و جمع‌ها درست محاسبه شده باشد؛
- کنترل اهمیت: بعضی خطاها مانع پذیرش‌اند و بعضی فقط هشدار.
فیلدهایی که زیاد باعث رد می‌شوند
- شناسه‌ی کالا و خدمت نامعتبر (شناسه‌ی کالا و خدمت)؛
- واحد اندازه‌گیری نامعتبر؛
- جمع ردیف‌ها با مبلغ کل نمی‌خواند؛
- مالیات و عوارض اشتباه محاسبه شده؛
- مشخصات خریدار ناقص؛
- روش تسویه با جدول پرداخت نمی‌خواند (جدول پرداخت).
راه‌های کم کردن خطا
- از نرم‌افزاری استفاده کنید که اعتبارسنجی پیش از ارسال دارد.
- کتابخانه‌ی کالاها را از قبل با شناسه‌ی درست بسازید.
- پیام خطا را بخوانید؛ معمولاً نام فیلد مشکل‌دار را می‌گوید.
- برای اصلاح پس از ثبت از ارجاعی استفاده کنید (صورتحساب ارجاعی).
در نرم‌افزار آکام داده
نرم‌افزار سامانه مودیان آکام داده قاعده‌های ساختاری و منطقی را پیش از ارسال می‌سنجد، شماره‌ی مالیاتی را خودکار می‌سازد و پیام خطا را به زبان ساده نشان می‌دهد. جدول فنی رسمی همچنان مرجع نهایی است.
پرسش‌های متداول
شماره‌ی مالیاتی را باید خودم بسازم؟
نه؛ نرم‌افزار آن را بر پایه‌ی شناسه‌ی حافظه، تاریخ و سریال می‌سازد.
خطای هشدار با خطای رد فرق دارد؟
بله؛ هشدار می‌تواند پذیرفته شود ولی بهتر است رفع شود.
جمع‌بندی
شناخت ساختار شماره و قواعد فیلدها رد شدن را کم می‌کند. نمونه‌ی مسیر ارسال را در نحوه‌ی ارسال ببینید و در صورت نیاز تماس بگیرید.
یادآوری: جزئیات فنی را از مستندات رسمی سازمان امور مالیاتی تأیید کنید.
نرم‌افزار سامانه مودیان آکام داده: صورتحساب را بسازید، با اعتبارسنجی مالیاتی بفرستید و وضعیتش را پیگیری کنید؛ پیش از خرید با نسخه‌ی رایگان امتحان کنید. مشاهده‌ی نرم‌افزار سامانه مودیان | دریافت مشاوره و دمو
